通常代账会计会负责多家代账户的日常记账和报税。每个月外勤会计要跑到客户公司拿当月入账发票,或者客户通过快递邮寄过来,不仅人工成本高,而且发票错漏、丢失、损坏的事情频发,极易引发客户不满;发票提取的准确性和及时性直接影响后续申报进度。我们可以采用批量提取发票功能,一次性将多家客户发票提取到系统,提升代账人效。
批量取票功能可以批量勾选多家客户,实现一键完成进项发票或销项发票采集。不管客户是否将税盘托管在代账公司,会计们可以在易代账工作台实时监控自己负责的代账户发票提取状态以及发票汇总情况。
3.1.1、若代账公司开票人和记账人是不同的,在开票人电脑安装取票机器人,开票人每月正常开票,会计在会计电脑每月月初在提取上个账期的发票,用于后续的报税、做凭证。(后续分别对应开票电脑和取票电脑)
3.1.2、若代账公司开票人和记账人是同一个人,则在记账人的电脑安装取票机器人,正常开票、取票即可。
3.2.1开票电脑
(1)需要在开票电脑安装取票机器人,并保持开启状态;
(2)每户税控设备在初次取票时,必须插盘,且进行取票机器人的配置;
(3)每户税控设备的初次操作均需重复该操作;(操作详细步骤见下)
(4)要保证在每次开票时,开票电脑的【取票机器人】是开启状态;
(5)取票电脑、开票电脑可以不是同一台;
(6)如果开票时,取票机器人影响了开票软件,可先关闭机器人。开完票,先不要拔税控设备,开启取票机器人,保持税控设备插着,让取票机器人取一会儿票,再拔税控设备。
3.2.2取票电脑
(1)取票时无需插盘;
(2)取票电脑、开票电脑可以不是同一台;
(3)只要开票电脑端操作无误,就可以取出票;
首次必须插入税盘,进行取票机器人的配置。会读取税盘信息,并需要输入证书口令,配置税盘证书密码(需要插入税盘才能配置密码)如下图,配置完密码点保存即可。
4.1.1、在插税盘的电脑安装取票机器人,为了更好的取票体验,建议提前安装取票机器人;
4.1.2、对于【非托管税盘】模式用户,代账会计应提前确保代账户开票电脑安装取票机器人;
4.1.3、由于360安全卫士等类似杀毒软件会拦截取票机器人正常运行,在安装取票机器人之前应关闭360安全卫士;
4.1.4、取票机器人安装后会自动采集客户发票信息,该进程根据客户发票量耗时不等,请耐心等待。
4.2.1、开票电脑插上税盘并成功运行【取票机器人】时,取票机器人会自动采集该用户的进销项发票明细;
4.2.2为保证取票数据的准确性和完整性,批量取票之前应确保取票机器人运行并成功采集完发票。
4.3.1、代账会计保证其负责的代账户均完成取票机器人取票后,即可通过工作台【批量取销项】及【批量取进项】功能,对所属期批量提取进项和销项发票;
4.3.2、代账会计可根据【最近登录客户端登录时间】判断取票机器人登录情况;
5.1.1、代账会计可以通过工作台查看其负责的代账户发票提取状态及发票详情;
5.1.2、工作台展示发票汇总情况,包括本月、本季度、本年累计销项发票份数、金额、税额等;
5.2.1、支持一般纳税人批量获取进项发票;
5.2.2、取票范围包括:目前仅支持增值税专用发票;支持已认证发票及未认证发票的采集;
5.2.3、已认证发票根据认证发票所属账期采集发票。